アーカイブコーナーにキャビネットが出来上がり資料を収納し、IDによって目録とも紐づけることができました。これで目録を使って資料を検索するなど体系的な管理ができるようになります。ただアーカイブズ資料にとって大事なことは適切な保存とともに、積極的に利活用されることで新しい価値が見出されることにあります。
まずは社内で活用できるように、簡易マニュアルを作成しました。これは「保管」「検索」「活用」「収納」の流れに沿って、どのように資料を取り扱うのか説明する内容になっています。
また、このマニュアルに基づいて、社員のみなさまにもショート・レクチャーで実際に目録を使って資料を検索する実例をお見せしながら利用の流れを説明しました。
アーカイブズ構築の最初のステップを完了でき、資料を利用できるかたちに公開することができました。一部の資料は定期的に入れ替えながら展示するなど、利活用に繋がりやすいようにしました。
今後は資料のデジタル化や追加資料の目録登録など、組織のなかで継続してアーカイブズ構築を実践していくことが求められます。そのためにも、まずはできることから段階的に進めていくことも大切です。
写真提供：コトブキシーティング株式会社
