くんくんウォーク＠お茶の水の企画書や広報資料など、作成してきたデータを
「フォルダー・ツリー」にもとづいて整理していきました。
http://www.art-society.com/parchive/kit/folder_tree.html
ここにあるシンプル版フォーマット「中分類」のフォルダー・ツリーを使用。
紙資料は「大分類」の４つのフォルダーで整理していきましたが、
デジタル資料は「中分類」の21のフォルダに、必要ないフォルダもとりあえず空のまま残して、データファイルを仕分けしてみました。
プロジェクトが進行している時、データを更新している段階ではもしかするとこのフォルダー・ツリーの必要性を感じないかもしれません。特に事務局が一人の場合は自分が分かりやすければいいわけなので。
ただ少し時間が経って自分の記憶も薄くなってくると、このように項目で整理されていると分かりやすいなと実感しました。メンバーが複数人いる場合ならなおさら、決まったフォーマットで管理していくことは便利というよりすでに必須になっていることかもしれませんが、このフォルダー・ツリーフォーマットを活用すると、紙資料の整理も共有しやすくなると思いました。
紙資料編と同じく、逆にどこまでをデジタルにして保存しておくべきかが悩ましいところでした。たとえば紙資料で紹介したマップや施設のパンフなどもスキャンすべきなのか・・など。これは担当が重要だと判断したものをデジタルならデジタルに、プリントアウトするならプリントアウトする、ということで、今回は自分がこのアーカイブを把握するのにわかりやすいように、できるだけ紙資料もデジタル資料も同じ内容になるように試みています。
また、メールをどのように残すかについても今回少し取り組みました。
A&SメンバーはGmailを使っていますが、Gmailのサービスが継続しなくなったら？ということも（今は考えられないとしても）想定するとなると、プリントアウトして紙資料として保存することや、文書ファイルにしてデジタル保存するなどの手立ては要検討課題の１つです。
このワークショップに関するメールのやり取りはあらかじめGmailに「2014くんくんWS」フォルダを作成してその都度、移動はしておきました。
それを全てPDFにしてプリントアウトして保存するか、
重要なメールだけPDFにしてプリントアウトして保存するか、
プリントアウトする必要があるのか、
スレッドになっているがどうするか・・
などなど検討してみたものの、やってみないと分からないため、とにかくPDFにすることから始めました。
ところが、ただPDFにするだけでは整理のしようがないことに気づき、
メールの件名の頭に日付(yymmdd)をつけてファイル名として保存していくことに。
それだけでは不十分で、同じ日に同じ件名で何度もやりとりしていることもあるので、件名の後にナンバーをふる必要もありました。
このPDF化作業を二夜にわたり体験して、一気に行うことは現実的ではないことを悟りました。
それではと、重要と思われるメールだけを保存しようとしても結局全てのメールを見返さないとわからない・・
そこで先ずは井上さん発信のメール（アーティストの言葉）をPDFにして保存しています。
メールの保存については、ワークショップが終わってから取り組み始めたため、有効な例となるまでたどり着けませんでした。もしくはGmail以外のメールソフトなどもっと簡単な方法があるかもしれません。ここでの結論はメールの保存についても、予め方針を決めてプロジェクトの進行と同時に行えるとよかったというところまで。またメールの件名も後々整理することを念頭に（余裕があれば）つけていけるとよいかもしれないと思いました。
